Die Multitaskingfalle

Schon wieder im Konzentrationstief?

Ping – eine neue Mail ist eingetroffen. Gerade haben Sie noch konzentriert an einem Projektbericht gearbeitet. Die Mail könnte ja wichtig sein, schnell mal einen Blick drauf werfen. Oh, die Mail ist ewig lang, worum geht es da überhaupt? Das Telefon klingelt. Ach, der Kollege aus dem Controlling. Mal schnell hören, was er will. Nebenbei versuchen Sie, die Mail weiter zu lesen und zu verstehen. „Klar, mache ich!“ hören Sie sich noch sagen. Der Kollege bedankt sich und legt auf. Sie sind auf dem besten Weg ins Konzentrationstief!

Denn was in der Mail drinsteht, wissen Sie noch immer nicht so genau und was Sie dem Kollegen zugesagt haben, ist Ihnen nur nebulös im Kopf hängen geblieben. Der Bericht ist ebenfalls noch nicht fertig. Dabei hatten Sie es längst zugesagt. Einfach etwas mehr Gas geben, dann klappt das schon. 

Multitasking ist selbstverständlich geworden. Insbesondere, wenn Ihnen die Zeit wegläuft und das Postfach mal wieder überquillt. 

Ungewöhnlich? Nein, das ist Alltag in vielen Büros. Wobei ich das Smartphone, unseren ständigen Begleiter, aussen vor gelassen habe.

5 Fallen, die auf den ersten Blick attraktiv sind – doch Ihre Produktivität läßt rapide nach!

Die erste Falle – Am besten alles auf einmal spart Zeit!

Beim Einkaufen im Supermarkt ist es sinnvoll, mehrere Lebensmittel auf einmal zu kaufen als 5mal  hintereinander loszugehen. Mehrere Dinge auf einmal tun – klar, das geht im Büro genauso gut! Sie haben das gute Gefühl, vieles parallel erledigen zu können. Genau das ist die Falle. Im Multitaskingmodus erleben Sie sich als unglaublich produktiv – sind es aber keineswegs. ImGegenteil: Ihre Produktivität sinkt! Die mentale Überlastung bringt Stress in Ihr Gehirn. Das verschlingt enorm viel Energie. Die fehlt Ihnen wiederum, wenn Sie komplexe Texte lesen, anderen zuhören oder Probleme lösen wollen. Die Gefahr, tatsächlich etwas Wichtiges zu übersehen, wächst kontinuierlich. Sie werden unzufrieden, ohne dass Ihnen so richtig bewusst ist, warum.

Tipp 1 – Nur weniges geht tatsächlich gleichzeitig!

Im Multitaskingmodus kommen Sie zwar durch den Tag, aber nicht zu Ergebnissen, mit denen Sie zufrieden sind. Tatsache ist, dass unser Gehirn ist schon bei zwei Aufgaben, die sich überlappen, überfordert ist. Ihre Produktivität verringert sich um bis zu 50% bei gleichzeitigem Tun. 

Was geht tatsächlich gleichzeitig? Spazierengehen und sich dabei unterhalten. Beim Kochen können Sie Musik oder einen Podcast hören. Autofahren und Radio hören. Tätigkeiten, bei denen unterschiedliche Hirnregionen gleichzeitig beansprucht werden. Simultan-Dolmetscher machen alle 20 Minuten eine Pause! Alles andere frisst Ihre Gehirnkapazitäten, und das sehr schnell.

Die zweite Falle – Unterbrechungen und Störungen

Unterbrechungen rauben Energie
Ständige Unterbrechungen zehren an den Nerven und leeren Ihre geistigen Akkus in Null-Komma-nichts!

Unterbrechungen nerven und kosten Zeit, viel Zeit. Im Schnitt werden Bürotätige alle 11 Minuten unterbrochen. Eine Unterbrechung ist schnell passiert. Haben Sie den Benachrichtigungston für Mails aktiviert? Dann gehören Sie eventuell zu den 70% aller Mitarbeiter, die innerhalb von 6 Sekunden auf eine neu eintreffende Mail reagieren? Die Anrufe schon nach dem ersten Klingeln annehmen, obwohl Sie gerade etwas ganz anderes tun? Genau das wird doch erwartet, höre ich oft. Immer parat und reaktionsschnell. Als ob es nichts anderes zu tun gibt. Dabei bleiben Tätigkeiten, die eine intensive Konzentration erfordern, logischerweise auf der Strecke. 

Nach jeder Unterbrechung brauchen Sie bis zu 23 Minuten!) um zu der eigentlichen Tätigkeit zurückzukehren. Zwischendrin fallen Ihnen noch drei andere Dinge ein, die zu erledigen sind. Schnell schieben Sie diese noch mit rein. Damit haben Sie den Faden zu der Ursprungsaufgabe komplett verloren. https://www.haufe.de/arbeitsschutz/gesundheit-umwelt/multitasking-kleine-unterbrechungen-mit-grossen-folgen_94_404590.html

Übrigens, am Vormittag sind solche Störungen weniger schlimm, am Nachmittag wenn die Energie nachlässt, nehmen sie noch mehr Zeit und Energie in Anspruch. Die Folge ist, dass Sie vor lauter Unterbrechungen unbewusst versuchen, die Zeit wieder aufzuholen und deswegen schneller arbeiten. Das fühlt sich wiederum produktiv an. Ist es jedoch meistens nicht.

Tipp 2 – So einfach wie wirkungsvoll – eins nach dem anderen tun

Das kann Ihr Gehirn am besten. Eins nach dem anderen erledigen und abschließen. Ideal ist es, wenn Sie Tätigkeiten bündeln – etwa 30 Minuten, um Mails zu lesen und zu beantworten. Setzen Sie gezielt Prioritäten – damit unterstützen Sie Ihr Gehirn optimal. Denken Sie dran, immer wenn Sie versucht sind, zwei oder mehrere Dinge gleichzeitig zu bearbeiten, sinkt proportional Ihre Gehirnleistung ab. Auf der anderen Seite können Sie das Doppelte mit weniger Zeitaufwand erledigen, wenn Sie eins nach dem anderen tun.

Die dritte Falle – Sie haben wirklich keine Zeit für Pausen?

Woran erkennen Sie produktive Menschen? Sie machen Pausen! Von Seminarteilnehmern höre ich oft genau das Gegenteil: „Ich habe gar keine Zeit, um Pausen zu machen!“ Gerade Stress vermindert die Kapazität Ihrer Aufmerksamkeit. Damit ist vor allem negativer Stress und die damit verbundenen negativen Gedanken gemeint. Ihr Gehirn will diese zur Seite schieben und negieren, um sich auf das zu fokussieren, was wichtig ist. Das verbraucht schon wieder zusätzliche Energie!

Was bringen Pausen? Die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns regeneriert sich. Ihre Konzentration wird gestärkt, statt im Dauereinsatz den Aufgaben hinterher zu hecheln. Probieren Sie es mal für eine Woche aus! Sie werden weniger anfällig für Unterbrechungen und innere Ablenkungen sein. Außerdem können Sie Wichtiges leichter von Unwichtigem unterscheiden. Sie können besser zuhören und wissen auch später noch, worum es ging. Mehr dazu hier: „Kurzpausen erhöhen die Leistung“ https://www.workingoffice.de/pause-machen/

Wenn Sie trotzdem darauf verzichten, beobachten Sie sich, welchen Verlockungen Sie leichter nachgeben: Sie tauchen schneller in die Tiefen des Internets ein, um sich zu entspannen. Tatsächlich ist dies eine Ablenkung ohne eine Regeneration für Ihr Gehirn. Oder Sie werden anfällig für die Inhalte Ihrer Schreibtischschublade: Schokolade, Gummibärchen oder Erdnüsse. 

Tipp 3 – Was Sie sich von Leistungssportlern abgucken können

Sie erwarten gute Leistungen von Ihrem Gehirn? Schauen Sie sich Leistungssportler an. Die haben einen ausgeklügelten Trainingsplan, in dem Pausen einen ebenso großen Stellenwert haben wie die fordernden Phasen des Trainings. Spätestens nach 60-70 Minuten intensiver Konzentration brauchen Sie 5 Minuten Auszeit. Trinken Sie in aller Ruhe einen Kaffee oder Tee. Kleine Routinetätigkeiten dürfen auch mal mit dabei sein. Nach 3 Stunden brauchen Sie und Ihr Gehirn eine längere Pause oder einen Wechsel der Tätigkeiten auf anstrengungsfreiere Routine. 

Die vierte Falle – zu wenig Bewegung

Dass Bürotätige die meiste Zeit des Tages auf Stühlen sitzend verbringen, ist nicht gleichbedeutend mit weniger Energieverbrauch. Auch wenn es sich nicht anstrengend anfühlt. Das Gegenteil ist der Fall. Die Wirbelsäule wird stärker beansprucht. Der Druck, der auf den Bandscheiben lastet, verdoppelt sich durch eine angeblich entspannte vorgebeugte Haltung um fast das Doppelte! Das vorgebeugte Sitzen, weit verbreitet unter Bildschirmtätigen, wirkt sich ebenfalls auf die Konzentrationsfähigkeit aus. Der Rücken ist krumm, der Nacken verspannt, das Gehirn kann nicht ausreichend mit Sauerstoff und Nährstoffen versorgt werden. Wie oft verändern Sie bewusst Ihre Sitzhaltung?

Tipp 4 – Abwechslung tut gut!

Es hilft schon, Telefonate oder kurze Besprechungen im Stehen durchzuführen. Die Wirbelsäule wird im Stehen weit weniger belastet. Deswegen nutzen Sie Pausen, um Ihren Schreibtisch zu verlassen. Statt dem Kollegen zwei Zimmer weiter eine Mail zu schreiben – gehen Sie hin! Gehen Sie in der Mittagspause raus – danach haben Sie einen klareren Kopf und können sich wieder leichter konzentrieren. Ausserdem entgehen Sie so eher dem Mittagstief. Wenn Sie mit Kollegen unterwegs sind – sprechen Sie über etwas anderes als über Ihre Arbeit. Seminarteilnehmer berichten mir immer wieder, dass ein hartnäckiges gedankliches Problem plötzlich leicht lösbar ist! 

Wissen, was die Konzentration stärkt
Wissen, was die Konzentration stärkt

Die fünfte Falle – Sie werden immer vergesslicher!

Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Gedächtnisleistung schon mal besser war? Lernen oder die Einarbeitung in neue Themen schon viel leichter gefallen ist? Oder dass Sie sich schon wesentlich besser an Details erinnern konnten, die erst kurz vorher aktuell waren? 

Das kann – neben Stress – verschiedene Ursachen haben. Zwei stelle ich Ihnen hier vor: 

  1. Wenn Ablenkung zur Gewohnheit wird, also Routine ist stehen Sie sich plötzlich selbst im Weg. Das sind zum Beispiel die Menschen, die tatsächlich alle paar Minuten ihr Smartphone checken, obwohl es weder geklingelt, vibriert oder andere Töne von sich gegeben hat. Diese Ablenkung verbraucht logischerweise wieder Aufmerksamkeitsenergie. Damit landen Sie unweigerlich in einem Teufelskreis und sind schon wieder empfänglich für selbst kleinste Ablenkungen. In diesem Modus können Sie nichts Neues in Ihren Kopf hineinbekommen!
  2. Seit Erfindung des Smartphones ist unsere Aufmerksamkeitsspanne gesunken. Das heißt, die Fähigkeit, einige Begriffe oder Inhalte kurzfristig im Gedächtnis zu behalten, sinkt tatsächlich.

Für neue und erst recht für komplexe Inhalte braucht Ihr Gehirn freie Kapazitäten. Der Bereich für bewusste Aufmerksamkeit und Lernen ist der Hippocampus. Multitasking und Störungen überlasten den Hippocampus. Doch ohne ihn findet kein Lernen statt. Denn nur das, was Sie ganz bewusst wahrnehmen, kommt ins Gehirn und bleibt im Kopf. Je fokussierter Sie sind, desto besser klappt das mit dem Lernen und Behalten. Und das sogar mit weniger Aufwand! 

Tipp 5 – Klarer Fokus!

Konzentriert arbeiten
Konzentriert an einer Sache dranbleiben und abschließen

Die Basis für gute Arbeitsergebnisse ist ein glasklarer Fokus auf das, was zu tun ist. Tipp 1 bis Tipp 4. Beste Voraussetzungen, damit Ihr Gehirn Dopamin und Endorphine ausschüttet. Nebeneffekt – damit merken Sie sich das, worauf Sie sich konzentriert haben! Es sind diese dicken Belohnungen, die Ihr Selbstvertrauen stärken, wenn Sie mit Neugier Neues gelernt haben. Oder wenn Sie ein Problem gelöst haben. In diesem Modus sind Sie kreativ und können Ihre Ideen weiterentwickeln. Das Ergebnis: Sie sind so rundum richtig zufrieden!

Auf den Punkt gebracht

Die eine perfekte Technik, um die Konzentration mit einem Fingerschnippen zurückzuholen, gibt es nicht. Aber viele Wege und Chancen, den klaren Fokus immer wieder zu aktivieren. Ruhe ins Gehirn zu bekommen, um komplex und lösungsorientiert denken zu können. Um zu lernen und um mit Veränderungen leichter umgehen zu können. Damit schaffen Sie sich eine solide Basis für produktives Arbeiten.

Sie wollen Ihre Konzentration gezielt stärken? Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Im Coaching kommen wir Ihren persönlichen Konzentrationshindernissen auf die Spur und Sie entwickeln eine individuelle Strategie für einen besseren Fokus. Hier über diese Seite können Sie ein kostenfreies Erstgespräch vereinbaren. https://www.margit-reinhardt.de/kontakt/ Danach entscheiden Sie, wie es weitergeht.

2. Sie abonnieren meinen Newsletter und erfahren so rechtzeitig, wann mein Onlinekurs „So schärfen Sie Ihren Fokus“ startet. https://margit-reinhardt.de/Newsletter

3. Natürlich können Sie mich für das Inhouse-Seminar „So schärfen Sie Ihren Fokus“ in Ihrem Unternehmen buchen. Gerne erstelle ich Ihnen ein Angebot oder Sie buchen einen Termin für ein Telefonat, damit wir über die Möglichkeiten einer Durchführung sprechen können. info@margit-reinhardt.de