Ablenkungen im Büroalltag - 3 Klassiker im digitalen Format - Margit Reinhardt

Immer mehr Menschen klagen über Konzentrationsprobleme, insbesondere im Büro. Sie sind leichter ablenkbar oder sie verlieren ihre Konzentration bereits nach weniger Minuten. Das ist für eine produktive Arbeit fatal. Hier geht es im ersten Teil insbesondere um digitale Ablenkungen. Sie passieren oft einfach so, ohne dass Sie es bewusst herbeiführen.

Bestimmt kennen Sie diese Situation: Sie wollen nur mal kurz im Internet etwas recherchieren. Von einem Link geht es zum nächsten und als Sie wieder auftauchen, ist schon wieder eine halbe Stunde rum. Und manchmal ist der ursprüngliche Grund für die Suche unterwegs verloren gegangen. Doch Sie können gegensteuern und Ihre Konzentration erhalten.

Die drei häufigsten digitalen Ablenkungen im Büro

Ablenkung in Form von E-Mails – im Büro der Klassiker

Digitale Ablenkungen in Form von E-Mails oder Messenger sind der Unterbrecher und Konzentrationskiller schlechthin.

Besonders dann, wenn ein Ton die Mail ankündigt oder ein Teaser auf dem Bildschirm erscheint. Sie können gar nicht anders, als darauf reagieren. Denn für Ihr Gehirn ist eine Neuigkeit gleichbedeutend mit einer kleinen Belohnung. Selbst wenn Sie es nicht tun, also den Impuls unterdrücken, hat es einen negativen Einfluss auf Ihre Konzentration. Denn das Unterdrücken verbraucht bereits einen Teil der Konzentrationsenergie.

Nach der 5. Mail, die Sie zu ignorieren versuchen, werden Sie sogar anfälliger für Ablenkungen! Ihre Konzentration zerfasert regelrecht.

Ablenkung im Büro durch das Smartphone

Genauso ist es mit dem Smartphone. Mal ehrlich, bekommen Sie es hin, nur mal ganz kurz zu gucken? Meistens lassen Sie sich doch in den Strudel von ‚könnte -auch-noch-interessant-sein‘ hineinziehen. Schaffen Sie es, während der Arbeit das Smartphone beiseite zu legen? Für viele ein Gedanke, den sie erst gar nicht zulassen wollen. Doch die ständige Anwesenheit desselben hat Auswirkungen.

Was ein Test für Aufmerksamkeit und Konzentration ergab

Dazu eine interessante Studie mit 500 Studierenden, die in drei Gruppen aufgeteilt wurden. Es ging in dem Test um Aufmerksamkeit und Intelligenz.

Eine Gruppe liess alles im Flur, die Rucksäcke, Taschen und Smartphones.
Die zweite Gruppe liess die Handys in der Tasche am Platz.
Die dritte Gruppe liess die Handys auf dem Tisch liegen, umgedreht und die Töne waren abgeschaltet.
Die Aufgaben für die Studenten bestand in verschiedenen Tests. Hm, kann es da einen Unterschied geben? Kein Smartphone konnte klingeln und die Konzentration stören. Ist doch optimal, oder?

Es gab Unterschiede, sogar sehr deutliche. Denn die Studenten, die ihre Smartphones draussen auf dem Flur gelassen hatten, schnitten am besten ab. Die, die sie auf dem Tisch liegen hatten, am schlechtesten.

Allein das Wissen, es könnte etwas Neues oder Interessantes kommen, verbraucht schlichtweg Energie, die der Konzentration auf etwas anderes fehlt.

Ablenkung durch soziale Medien – auch im Büro?

Soziale Medien sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Sie schaffen Verbindungen, informieren und lenken ab. Diese Ablenkung ist sicherlich nicht für jeden relevant, denn die Nutzung von Social Media im Berufsalltag ist nicht überall üblich, relevant oder erlaubt.

Wenn doch, haben wir hier einen Super-Ablenker. Ob es Instagram, X, Mastodon, LinkeIn oder Facebook ist. Soziale Medien, so sinnvoll sie für die Vernetzung und den Austausch sind oder sein können, sie haben einfach ein Suchtpotenzial. Aber warum?

Das Ziel von den sozialen Medien ist, möglichst viel von Ihrer kostbaren Aufmerksamkeit zu bekommen. Sie sollten möglichst lange auf der jeweiligen Plattform bleiben. (Damit die passende Werbung ausgespielt werden kann, ist ja klar.)

Jeder Like löst eine kleine Dopaminausschüttung in ihrem Gehirn aus. Eine Mini-Belohnung und Anerkennung. Das fühlt sich gut an und Sie hätten gerne mehr davon. Mehr noch, für uns als soziale Wesen ist Anerkennung oder Wahrgenommen-werden in Form einen positiven Kommentars wie ein (virtuelles) Schulterklopfen oder gar eine virtuelle Umarmung.

Übrigens, die Likes werden unterschiedlich ausgespielt, oft auch mit Zeitverzögerung. So dass Sie nach einem Post doch immer wieder den Impuls verspüren, wieder und wieder zu überprüfen, was sich getan hat. (Quelle: Gerd Gigerenzer „„Klick“)

Positiv ist es, sich mit vielen Menschen auch virtuell zu verbinden, von ihnen zu lernen, sich inspirieren zu lassen und Informationen auszutauschen.

Für diese drei Ablenkungen im Büro 3 Tipps

Tipp1: Das Lesen und Bearbeiten von E-Mails: Legen Sie Zeiten fest

Schauen Sie – je nachdem wie es Ihre Tätigkeit erfordert – entweder nur einmal pro Stunde in die E-Mails. Oder nur dreimal am Tag. Testen Sie es aus. Fangen Sie mit einmal pro Stunde an. Beobachten Sie, was Sie in der Zeit ohne Ablenkung alles erledigen können.

Wenn E-Mails Teil Ihrer Arbeit sind, schalten Sie auf jeden Fall die automatischen Benachrichtigungen ab. Sie locken Ihre Konzentration immer auf andere Wege.

Versuchen Sie zumindest, für einen Teil des Tages das Mailprogramm abzuschalten.

Wenn Sie Mails lesen und bearbeiten, tun Sie dies am besten ebenfalls in Zeitblöcken. Denn die Mails x-mal lesen und später bearbeiten – das ist ein neuer Zeitfresser. Das, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, am besten gleich abarbeiten.

Tipp2: Deaktivieren Sie Benachrichtigungen im Smartphone

Benachrichtigungen in welcher Form auch immer sind die Konzentrationskiller Nummer 1. Sie wollen nur mal kurz nachschauen? Stoppen Sie doch mal die Zeit, wie kurz kurz tatsächlich ist. Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Wie lange dauert es, nur mal kurz zu schauen? Es wird danach immer eine Weile dauern, bis Sie wieder mit Ihrer Aufmerksamkeit bei dem sind, was Sie vor der Benachrichtigung getan haben.

Gönnen Sie Ihrem Smartphone Pausen. Legen Sie es in die Schreibtischschublade. Oder in die Tasche. Wenn es möglich ist, in ein anderes Zimmer.

Checken sie mal, wieviel Zeit Sie pro Tag oder pro Woche am Smartphone verbringen (ich bin mir sicher, dass dies kein Problem ist). Überlegen Sie mal, zu was Sie in dieser Woche nicht gekommen sind („Ach, ich würde so gerne… Aber leider: Keine Zeit!“).

Tipp3: Soziale Medien – Setzen Sie Zeitlimits ein

Machen Sie sich klar, wie kostbar Ihre Aufmerksamkeit ist. Wofür wollen Sie sie einsetzen? Was wirkt bis wann positiv auf Ihre Stimmung? Was sind hilfreiche Verbindungen? Welchen Informationen können Sie vertrauen?

Viele oder wenige Likes wirken mit auf Ihre Stimmung. Wenn Sie wenig Anerkennung erhalten, sind Sie schlechter drauf. Wenn Sie viele Likes bekommen und am nächsten Tag weniger, passiert dasselbe. Machen Sie sich nicht abhängig davon.

Mit diesen Mechanismen im Hinterkopf können Sie – so hoffe ich – anders damit umgehen.

Setzen Sie – ob beruflich oder privat – Soziale Medien so ein, dass Sie einen Nutzen haben. Soziale Beziehungen sind essentiell für uns. Solche, die von Angesicht zu Angesicht stattfinden, sollten dabei einen höheren Stellenwert behalten.

Blocken Sie während der Arbeitszeit oder immer dann, wenn Sie Ruhe haben wollen, die Benachrichtigungen von sozialen Medien. Sie können auch pro Tag eine bestimmte Dauer für die jeweiligen Medien festlegen, Ihr Smartphone übernimmt für Sie die Abschaltung. Zum Beispiel können Sie mit der App Digitox Zeitlimits für die Nutzung sozialer Medien festlegen. Es gibt für jedes Betriebssystem entsprechende Apps.